En mi caso, desde que la mayoría de mi correo acaba en una bandeja de GMail, utilizo la funcionalidad de "Archivar" para mantener la bandeja de entrada lo más despejada posible, sin que eso me convierta en un maniático del inbox zero; simplemente, al tener la bandeja más despejada, es mucho más fácil localizar aquellos correos importantes, pendientes de contestar o de referencia para lo que tengo entre manos.
¿Qué significa éso de Archivar en GMail?
Como bien indican en la página de Ayuda de GMail sobre Archivado, cuando pulsamos el botón de "Archivar", el mensaje se mueve a la "etiqueta/carpeta" "Todos", pero no aparece en la Bandeja de Entrada. Esto tiene el inmediato efecto de despejar la bandeja de entrada de correos a los que ya hemos contestado, que ya hemos leído pero que necesitamos mantener a la vista por el momento, etc...
Es decir, nos sirve para quitar de enmedio los correos que no queremos tener en la Bandeja de Entrada. Lo ideal, como paso previo al archivado, sería etiquetarlo convenientemente, para tener el correo mejor organizado.
Archivando en Hotmail y Yahoo!Mail
Supongo que casi todos conserváis alguna cuenta de correo de Hotmail o Yahoo!Mail en la que seguís recibiendo correos... En mi caso, aunque la mayoría de mis contactos ya me han actualizado en sus libretas de contactos a la nueva dirección, de vez en cuando recibo algún correo de algún viejo amigo con el que hacía años que no tenía contacto.
En cualquier caso, dado que ni Hotmail ni Yahoo!Mail tienen la función de archivar, lo que he hecho ha sido crear una carpeta llamada "Archivados" y mover los mensajes antiguos ahí dentro.
El proceso es parecido al que sigo en GMail; primero, leer el mensaje. Si no es algo que quiera conservar, se va directo a la Papelera. Si es un correo que merece alguna acción, pero que no puedo realizar en ese momento, lo dejo en la Bandeja de Entrada. Si es algo que quiero conservar, pero que no tengo que responder, lo muevo a "Archivados".
Tanto Hotmail como Yahoo!Mail permiten arrastrar los correos (tanto de forma individual como seleccionando varios) a una carpeta, lo que simplifica mucho la tarea.
Es un pequeño truco para tener el correo organizado; pero teniendo en cuenta la contidad de tiempo que pasamos con el correo, ayuda tenerlo lo mejor organizado posible.
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